Come Ema usa i dati.

Referente del progetto

Ema è sviluppato da Riccardo Ferri. Il contatto del pilota è rikiferri999@gmail.com. Per le caselle aziendali, l'organizzazione che autorizza lo spazio deve definire con il referente ruoli, persone abilitate e condizioni del trattamento prima dell'uso operativo.

Quali dati vengono letti e perché

Il login utilizza l'identità necessaria a riconoscere gli utenti ammessi. Un consenso separato permette di leggere le caselle autorizzate: indirizzi, mittenti e destinatari, oggetto, date, corpo, conversazione e metadati di link e allegati.

Le copie importate servono a mostrare la Inbox, raggruppare conversazioni e progetti e ricostruire richieste e attività. Sono conservate anche informazioni di contesto, collegamenti manuali, proposte, correzioni e review. I link non vengono visitati e il contenuto dei file allegati non viene analizzato nel flusso ordinario del pilota.

Il consenso alla lettura non dà accesso al cruscotto. Il titolare deve sapere quale spazio e quale manager riceveranno accesso alle email. Ema non richiede la password della casella: l'autorizzazione avviene presso Google o Microsoft.

Quando interviene un servizio AI

La sincronizzazione non avvia analisi AI. Il manager seleziona le fonti, consulta l'anteprima e conferma l'invio prima dell'analisi. Nel pilota sono stati utilizzati OpenRouter e il modello Luna; la conferma deve indicare il servizio e il modello effettivamente usati.

Il servizio riceve il testo selezionato, le istruzioni e il contesto incluso nell'anteprima. Il filtro locale rimuove i segreti riconosciuti, ma può lasciare nomi, indirizzi email, dati amministrativi e altre informazioni personali. La pseudonimizzazione è sperimentale e disabilitata per default.

Le richieste OpenRouter del pilota escludono gli endpoint che dichiarano di raccogliere i contenuti per addestramento. Questo vincolo non equivale a una garanzia di assenza di log o conservazione da parte di ogni fornitore. Le condizioni del gateway e dell'endpoint scelto vanno verificate per l'uso previsto: privacy OpenRouter e gestione dei dati negli endpoint.

Ema non usa le email per pubblicità, vendita dei dati o addestramento di modelli generali. Ema si impegna a usare le informazioni ottenute dalle API Google nel rispetto della Google Workspace API User Data and Developer Policy, incluse le limitazioni Limited Use.

Dove sono conservate e chi può vederle

Nel pilota attuale le email importate e le revisioni rimangono nel database privato dell'ambiente locale. I token delle caselle sono cifrati sul server e non vengono messi nel browser. Gli utenti del cruscotto vedono soltanto gli spazi per cui sono abilitati.

I controlli tecnici possono registrare codici causa, riferimenti e metadati utili a risolvere gli errori; il registro è progettato per escludere corpi email, password e token. Il referente tecnico può accedere ai dati del pilota per le verifiche autorizzate.

Le pagine informative non caricano email, non collegano caselle e non inviano dati all'AI. Il sito informativo è ospitato su Cloudflare Pages: il gestore dell'hosting può trattare i dati tecnici delle richieste secondo la propria informativa. Queste pagine non aggiungono strumenti di analisi, cookie o archivi nel browser.

Come interrompere l'accesso e chiedere la rimozione

Il titolare può revocare l'accesso dell'app dalle impostazioni Google o Microsoft. Il manager può mettere in pausa la sincronizzazione della singola casella. Uscire dal cruscotto interrompe la sessione del browser e non revoca il consenso alla lettura.

La revoca e la pausa non cancellano le copie già importate, le review o i dati già inviati per un'analisi. Nel pilota non è attiva una cancellazione automatica generale delle copie importate. Per sapere quali dati sono presenti, correggerli o richiederne la rimozione, contatta rikiferri999@gmail.com; il referente dovrà verificare anche le eventuali copie di backup e le condizioni dei fornitori coinvolti.